¿Quiénes están obligados a facturar electrónicamente?
¿Quiénes están obligados a facturar electrónicamente?
La facturación electrónica en Colombia ha dejado de ser un proceso opcional para convertirse en una obligación legal que afecta a la mayoría de los contribuyentes. Este sistema no solo moderniza la gestión empresarial, sino que también fortalece el control fiscal y contribuye a la transparencia en el manejo de impuestos.
¿Qué es la factura electrónica y en qué consiste?
La factura electrónica es la evolución de la factura tradicional de papel a digital, pues se genera, valida, expide, recibe, rechaza y se conserva electrónicamente. Se expide por medio de un software y se puede recibir por varios canales informáticos, como correo electrónico, un software o un servidor. Esto permite el control fiscal y evita la evasión de impuestos.
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¿Qué información tiene la factura electrónica para efectos tributarios como soporte de venta de bienes y servicios?
Los requisitos para una factura electrónica son:
- Estar denominada como factura electrónica de venta.
- Debe tener el nombre o razón social y NIT del vendedor o de quién presta el servicio.
- Para efectos tributarios, debe registrar el nombre o razón social y NIT de quién adquiere el bien o servicio.
- Si el adquirente no entrega los datos al facturador electrónico en la factura debe aparecer la frase “consumidor final”.
- Debe aparecer el número que corresponda al sistema de numeración consecutiva de factura electrónica. La fecha y hora tanto de generación como de expedición o validación de la factura.
- La descripción de los artículos vendidos o servicios prestados.
- El valor de la operación, la forma y medio de pago.
- Información de quien vende o presta el servicio, si es retenedor del impuesto sobre las ventas, agente retenedor de impuesto sobre la renta, gran contribuyente o contribuyente del Régimen Simple de Tributación.
- Discriminación por impuesto y tarifas aplicables.
- Firma digital del facturador electrónico.
- Código único de factura electrónica – CUFE; es decir, el valor alfanumérico asignado a esa factura para identificarla.
- Nombre, razón social y NIT del fabricante del Software y del proveedor tecnológico.
Exija siempre la factura electrónica, es un derecho suyo como consumidor y un beneficio como contribuyente. Y sobre todo, es la forma de asegurarse de que sus aportes lleguen a los programas sociales que Colombia necesita.
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¿Quiénes están obligados a facturar electrónicamente en Colombia?
“Los sujetos obligados a facturar electrónicamente en Colombia, de conformidad con el artículo 1.6.1.4.2. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria”, son las personas naturales o jurídicas y demás sujetos que deban cumplir con la obligación formal de expedir factura de venta y/o documento equivalente, por todas y cada una de las operaciones de venta de bienes y/ o servicios; atendiendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la DIAN.
En ese sentido, se encuentran obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente por todas y cada una de las operaciones que realicen, los siguientes sujetos:
- Los responsables del impuesto sobre las ventas – IVA.
- Los responsables del impuesto al consumo.
- Personas Naturales que superen los ingresos brutos de 3.500 UVT ($164,727,500), o estén dentro de los requisitos del artículo 437 del estatuto tributario:
- Todas las personas jurídicas.
- Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el Régimen Simple de Tributación – SIMPLE.
- Los comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.
- Tipógrafos y litógrafos de acuerdo con lo previsto en el parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario, por el servicio prestado de conformidad con lo previsto en el artículo 618-2 del Estatuto.
¿Quiénes NO están obligados a facturar electrónicamente?
Excepciones:
- Los bancos, las corporaciones financieras y las compañías de financiamiento.
- Las empresas de servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros.
- Juntas de acción comunal*: Siempre y cuando no requieran solicitar devolución y/ o compensación de saldo a favor en el impuesto sobre las ventas – IVA.
- Personas naturales no responsables de IVA o impuesto al consumo.
- Las cooperativas de ahorro y crédito.
- Asalariados y pensionados.
- Los prestadores de servicios desde el exterior.
- Las personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con el impuesto sobre la venta – IVA con ingresos inferiores a 3.500 UVT.
Beneficios de facturar electrónicamente
Aunque al inicio algunos empresarios percibieron este sistema como un requisito complejo, en la práctica se ha demostrado que ofrece beneficios significativos, tales como:
- Mayor seguridad tributaria: asegura trazabilidad y control de las operaciones.
- Ahorro en costos administrativos: elimina gastos de impresión y archivo físico.
- Transparencia fiscal: genera confianza tanto para la DIAN como para los clientes.
- Facilidad de gestión: acceso rápido a los documentos digitales.
- Cumplimiento normativo: evita sanciones y multas.
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¿Cuáles son las sanciones por no generar Facturación Electrónica?
La facturación electrónica es obligatoria para todas aquellas empresas que cumplan con las condiciones estipuladas en la Resolución 042 de 2020. Si no cumples con la obligación de facturar electrónicamente, podrías ser sancionado con multas equivalentes al 1% de tus operaciones registradas, sin exceder los 950 UVT. Y si incumples los plazos establecidos serán 15.000 UVT.
Además, los establecimientos comerciales, oficinas o lugares destinados para el ejercicio comercial o profesional estarán sujetos a sanciones, como el cierre temporal o de tipo económico.
1. Sanción de cierre de los establecimientos
El cierre de los establecimientos de comercio, consultorios u oficinas, procede principalmente cuando estos lugares incumplen con su obligación fundamental de facturar electrónicamente, pues no pueden comprobar el registro de la documentación sobre la entrega de bienes o prestación de servicios que hayan realizado en su actividad.
La clausura se llevará a cabo mediante la imposición de sellos oficiales con la leyenda “cerrado por evasión”, en caso de que los emisores incumplan con estos puntos:
- Indicar el NIT del vendedor y el nombre con apellido o razón social de quien presta el servicio.
- Contener el NIT del adquirente de los bienes o servicios y el nombre con apellido o razón social junto con la deiscriminación del IVA pagado.
- Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de ventas.
- Tener la descripción específica o genérica de los artículos que la empresa vendió o los servicios que prestó.
- Señalar el valor total de la operación.
2. Sanción económica
Este tipo de sanción comprende una multa equivalente al 1% del valor de las operaciones facturadas, sin el cumplimiento de los requisitos legales. Por ejemplo: si la factura expedida fue por un valor de $1.000.000 (un millón de pesos); la multa a pagar sería de $10.000 (diez mil pesos).
Recuerda que dicha sanción se aplica por cada factura emitida de manera incorrecta, por lo que al no acatar la norma, la sanción podría crecer exponencialmente.
3. Sanción por enviar con error
Esta sanción aplica cuando la información suministrada a la DIAN, presenta errores o no corresponde con lo solicitado. Según el Artículo 651 del Estatuto Tributario, puede ser una multa que no supere las 15.000 UVT. Considerando los siguientes criterios:
- Si no suministras los datos, el valor será el 5% sobre la sumas de las que no se suministró la información exigida.
- Cuando los datos se dieron de forma errónea, aplica un 4% sobre las sumas.
- Si los datos se suministraron de forma extemporánea, aplica el 3% sobre las sumas.
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