REGLAMENTO GENERAL: CONDICIONES DE SERVICIO Y POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN ROA Y SÁNCHEZ ABOGADOS

Roa & Sánchez Abogados, firma constituida conforme a las leyes de la República de Colombia, con domicilio principal en la Calle 79B No. 5-81, Spaces Nogal, en la ciudad de Bogotá D.C., y teléfono de contacto +57 316 373 0322, se compromete a garantizar la adecuada gestión de los datos personales confiados por sus clientes, aliados, proveedores, colaboradores y, en general, por cualquier titular de información.

El presente reglamento tiene como finalidad establecer de manera clara y transparente tanto las condiciones generales de funcionamiento de la firma, que comprenden aspectos relacionados con la prestación de los servicios jurídicos, los procedimientos de facturación, las políticas de devolución y cualquier otra regla aplicable a las relaciones con clientes, aliados y proveedores, como las directrices que regulan el tratamiento de los datos personales, en cumplimiento de lo dispuesto por la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que desarrollan la protección de la información.

A través de este documento se busca garantizar el respeto por los derechos fundamentales de los titulares de la información, definir los principios que rigen la recolección, uso, conservación, transmisión y supresión de datos, establecer los procedimientos que permiten a los titulares ejercer sus derechos de acceso, rectificación, actualización y supresión, y asegurar que el uso de la información y de los servicios contratados esté siempre vinculado a finalidades legítimas y proporcionales, necesarias para el desarrollo de la relación jurídica o contractual con la firma.

ALCANCE

El alcance de este reglamento comprende todas las actividades de Roa & Sánchez Abogados en su calidad de responsable del tratamiento, incluidas las operaciones de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales que tengan lugar en desarrollo de relaciones precontractuales, contractuales y postcontractuales con clientes, potenciales clientes, aliados, proveedores y colaboradores, las interacciones derivadas del uso de canales físicos y digitales de la firma, como el sitio web, formularios, redes o correo electrónico, los mecanismos de seguridad y control de acceso, incluidas las grabaciones de videovigilancia y aquellas que, con fines prácticos de la firma, se realicen dentro de sus instalaciones para dejar constancia de reuniones, conversaciones o actividades de carácter profesional, y de forma concurrente, las condiciones generales de funcionamiento de la firma relacionadas con la prestación de servicios jurídicos, las políticas de devolución y cualquier otra regla aplicable a la relación con terceros.

DEFINICIONES

Para efectos de interpretación y aplicación del presente reglamento, se adoptan las siguientes definiciones, cuyo propósito es otorgar claridad y uniformidad en el entendimiento de los conceptos jurídicos y técnicos que se emplean a lo largo del documento. Estas definiciones son de uso obligatorio para todos los integrantes de Roa & Sánchez Abogados y para los terceros que participen en actividades relacionadas con la firma:

Dato personal: es toda información que permite identificar o hacer identificable a una persona natural, ya sea de manera directa (por ejemplo, nombre completo o número de identificación) o indirecta (como dirección, datos de contacto, características físicas, información patrimonial o cualquier otro atributo que pueda asociarse a una persona). Los datos personales serán objeto de recolección, almacenamiento, organización, utilización, circulación, transmisión, transferencia, actualización, rectificación, supresión, eliminación y en general de cualquier gestión necesaria, siempre en concordancia con la finalidad específica que corresponda a cada modalidad de tratamiento.

Dato sensible: es la información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Se incluyen, entre otros, los datos que revelan origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o políticas, así como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos
Dato público: corresponde a la información considerada de libre conocimiento y acceso, contenida en registros públicos, documentos oficiales, boletines o sentencias judiciales ejecutoriadas, y que, por su naturaleza, no es privada ni reservada.
Dato privado: es la información que por su carácter íntimo solo es relevante para el titular, como los hábitos de vida personal, las preferencias familiares o los archivos estrictamente privados.
Dato semiprivado: es aquella información que, sin ser íntima ni pública, interesa a un grupo determinado de personas o a la sociedad en general, como ocurre con los datos financieros, crediticios, comerciales o de servicios. Su acceso requiere autorización del titular o de la ley.
Tratamiento: es toda operación o conjunto de operaciones que se realicen sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización o supresión.
Base de datos: es el conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento, cualquiera que sea su modalidad de almacenamiento, administración o acceso.
Titular: es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento, y que en virtud de la ley ostenta derechos como conocer, actualizar, rectificar, suprimir o revocar la autorización otorgada para el uso de su información.
Autorización: es el consentimiento previo, expreso e informado que otorga el titular para que sus datos sean tratados conforme a las finalidades descritas en este reglamento.
Aviso de privacidad: es la comunicación verbal o escrita que informa al titular sobre la existencia de una política de tratamiento de datos, las finalidades que se darán a su información y la forma de acceder a los derechos que le asisten.
Responsable del tratamiento: es la persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la recolección y fines del tratamiento de los datos personales, y que asume los deberes legales de protección y garantía de los derechos de los titulares.
Transferencia: es la entrega o comunicación de datos personales a otro responsable, dentro o fuera del país, que a su vez decide sobre el tratamiento de la información recibida.
Supresión: es la eliminación total o parcial de la información personal almacenada en bases de datos, cuando su tratamiento no sea pertinente o resulte contrario a las normas aplicables, o cuando así lo solicite el titular en ejercicio de sus derechos.
Revocatoria: es la facultad que tiene el titular de retirar el consentimiento previamente otorgado para el tratamiento de sus datos, siempre que no exista un deber legal o contractual que lo impida.
Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes: se llevará a cabo únicamente cuando responda y respete su interés superior y se garantice el ejercicio pleno de sus derechos fundamentales. En estos casos, la firma aplicará medidas reforzadas de protección.
Cookies y tecnologías similares: son herramientas informáticas que permiten recolectar información de manera automática cuando un titular navega en medios digitales de la firma. Su finalidad es habilitar funcionalidades, mejorar la experiencia del usuario, realizar análisis de tráfico y apoyar procesos de seguridad, siempre bajo los criterios de necesidad, proporcionalidad y transparencia.

Estas definiciones corresponden a los estándares internacionalmente aceptados en materia de protección de datos personales y se encuentran respaldadas por la normativa colombiana, en especial la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, así como por instrumentos internacionales como las directrices de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE) sobre privacidad y el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (GDPR), que constituyen referentes de interpretación y aplicación armónica en esta materia.

PRINCIPIOS RECTORES

Para orientar de manera uniforme todas las actuaciones de Roa & Sánchez Abogados en materia de condiciones de servicio y tratamiento de datos personales, se adoptan los siguientes principios rectores. Son de aplicación transversal a los integrantes de la firma y a cualquier tercero que actúe como encargado o subencargado, se integran con el secreto profesional propio de la abogacía y se interpretan conforme a criterios de necesidad, proporcionalidad y buena fe.

Legalidad y lealtad en el tratamiento: Toda actividad sobre datos personales se adelanta con fundamento en la ley o en autorización válida del titular, sin recurrir a medios engañosos o desleales y respetando las restricciones propias de la profesión legal.
Finalidad determinada, explícita y legítima: Las finalidades se informan de manera previa, específica y verificable. Incluyen, entre otras, la prestación y seguimiento de los servicios jurídicos, la administración y seguridad de las instalaciones, y la mejora de procesos. En esta finalidad se comprenden las grabaciones de videovigilancia y las grabaciones audiovisuales realizadas dentro de las instalaciones para fines prácticos de la firma, como dejar constancia de reuniones, atención al cliente por cualquier medio de comunicación o actividades profesionales, no se efectuarán tratamientos incompatibles con las finalidades informadas, y cualquier cambio sustancial requerirá informar al titular y, cuando corresponda, recabar nueva autorización.
Consentimiento informado: La recolección y uso de datos personales se fundamenta en una autorización previa, expresa e informada, sin condicionamientos indebidos. El titular conserva en todo momento la posibilidad de revocar su consentimiento cuando no medie deber legal o contractual que lo impida.
Pertinencia, proporcionalidad y minimización de datos: Solo se solicitan y tratan los datos estrictamente necesarios para cumplir la finalidad declarada. Los formularios y canales digitales de captura de datos, como lo son la página web de Roa & Sánchez Abogados, se diseñan para recabar la menor cantidad de datos posible, evitando excesos o acumulación innecesaria.
Calidad y exactitud: La información debe ser veraz, completa, exacta, comprobable y actualizada. Se habilitan mecanismos para que los titulares puedan solicitar correcciones y para que la firma efectúe ajustes oficiosos cuando advierta errores.
Temporalidad y retención limitada: Los datos se conservan únicamente por el tiempo necesario para cumplir la finalidad y atender obligaciones legales, contractuales o de responsabilidad. Las grabaciones de videovigilancia y las realizadas con fines prácticos se almacenan por un término razonable y proporcional, atendiendo criterios de seguridad, continuidad de servicio y gestión de evidencias, para posteriormente hacer su supresión.
Transparencia y acceso efectivo: El titular puede conocer, acceder y obtener información sobre sus datos y el tratamiento aplicado, a través de canales visibles y procedimientos claros directamente con la firma.
Acceso y circulación restringida: El acceso a las bases de datos se limita al personal autorizado por la firma bajo un criterio de necesidad. La circulación de la información se realiza dentro de ámbitos seguros y controlados, empleando la máxima diligencia para evitar robo de datos o mala utilización de los mismos.
Seguridad de la información: Se adoptan medidas técnicas, administrativas y jurídicas apropiadas para proteger los datos contra pérdida, alteración, uso o acceso no autorizado. La gestión se basa en controles de acceso seguros para el personal autorizado, garantizando continuidad del negocio y teniendo procedimientos de respuesta ante incidentes, con notificación oportuna al titular y a las autoridades cuando corresponda.
Confidencialidad y secreto profesional: Toda la información a la que se accede con ocasión de los servicios está amparada por deberes de reserva y por el secreto profesional del abogado con su cliente. El personal y los terceros suscriben compromisos de confidencialidad acordes con estos estándares.
Datos sensibles: El tratamiento de datos sensibles se restringe a hipótesis estrictamente necesarias y permitidas por la ley, aplicando medidas reforzadas de protección y sin condicionar en ningún caso el acceso a los servicios jurídicos a la entrega de esta clase de información. En particular, cuando se trate de información relacionada con situaciones de violencia sexual, delitos contra la integridad personal, antecedentes médicos derivados de tales hechos o cualquier otra circunstancia que comprometa gravemente la intimidad y dignidad del titular, la firma adoptará protocolos de manejo confidencial estricto, limitando el acceso únicamente al personal indispensable y garantizando que la información se utilice exclusivamente para la finalidad jurídica vinculada al caso. En estos eventos, Roa & Sánchez Abogados priorizará el principio de dignidad humana, el interés superior de la víctima y la protección integral de sus derechos fundamentales, ajustando siempre su actuación a la ley y a los estándares internacionales de protección de víctimas de violencia sexual y otros asuntos que afecten de forma directa la intimidad del titular de datos personales.
Gobernanza y capacitación: La firma promueve una cultura de protección de datos y cumplimiento mediante lineamientos internos, formación periódica y asignación clara de roles y responsabilidades.
Integración con las condiciones de servicio: Los principios rectores no solo aplican al tratamiento de datos personales, sino también a la forma en que Roa & Sánchez Abogados presta sus servicios jurídicos y se relaciona con clientes, aliados y proveedores. Se extienden al alcance de los encargos, la fijación de honorarios, la facturación, las devoluciones y demás condiciones operativas, garantizando transparencia, claridad y respeto por los derechos de las partes. En particular, las devoluciones de dineros o valores se realizarán de acuerdo con las reglas previstas en este reglamento general, que forma parte integrante de todas las relaciones contractuales de la firma, y serán tramitadas mediante el debido proceso interno establecido para tal fin

La observancia de estos principios garantiza que todas las actuaciones de Roa & Sánchez Abogados se desarrollen bajo un marco de legalidad, transparencia y respeto por los derechos fundamentales, consolidando la confianza de clientes, aliados, proveedores y colaboradores. Este marco rector, además de cumplir con la normativa nacional e inspirarse en estándares internacionales de protección de datos y buenas prácticas profesionales, constituye la base ética y operativa que orienta la prestación de los servicios jurídicos de la firma, asegurando que cada relación contractual se encuentre respaldada por criterios de integridad, responsabilidad y seguridad jurídica.

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y DE MENORES DE EDAD

Roa & Sánchez Abogados podrá solicitar datos sensibles únicamente cuando resulte estrictamente necesario para el cumplimiento de finalidades legítimas vinculadas a la prestación de sus servicios jurídicos o a la gestión interna de la firma. En tales casos, se informará de manera clara qué tipo de información se requiere, su carácter de dato sensible y la finalidad específica para la cual será tratada. El tratamiento de estos datos siempre se ajustará a lo previsto en la Constitución y la ley, y solo procederá con autorización previa, expresa e informada del titular, salvo en los supuestos en los que la normativa aplicable no exija dicha autorización. El tratamiento de datos sensibles estará sometido a estándares reforzados de confidencialidad, seguridad y diligencia. Solo el personal estrictamente autorizado tendrá acceso a esta información, bajo compromisos de confidencialidad y en condiciones que eviten cualquier riesgo de uso indebido.

De manera especial, la firma reconoce que el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes exige salvaguardas adicionales. Por ello, dicho tratamiento solo se realizará cuando medie autorización previa y expresa de los padres, representantes o tutores legales, y siempre bajo el respeto irrestricto del interés superior del menor. En este contexto, se garantizará el ejercicio de sus derechos fundamentales, se adoptarán medidas reforzadas de confidencialidad y, cuando sea pertinente, se procurará escuchar al menor para valorar su opinión en atención a su madurez y capacidad de comprensión.

OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE DE TRATAMIENTO

Cuando Roa & Sánchez Abogados actúe en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, asumirá las siguientes obligaciones y compromisos:

Obtener y conservar la autorización previa del titular cuando sea exigida por la ley
Identificar y clasificar adecuadamente los datos solicitados
Archivar y administrar de forma segura las autorizaciones y la información recolectada
Cumplir con los principios establecidos en este reglamento y en la normativa aplicable
Atender oportunamente consultas, quejas y reclamos de los titulares
Adoptar medidas de seguridad y confidencialidad que protejan los datos suministrados

Así mismo, cuando actúe como encargado o tenga acceso a datos personales en virtud de contratos con terceros, limitará el tratamiento a las finalidades autorizadas y a las instrucciones recibidas del responsable.

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Al integrarse el presente reglamento a todos los contratos celebrados por Roa & Sánchez Abogados, las partes aceptan expresamente sus disposiciones, incluyendo las condiciones de servicio y las reglas de tratamiento de datos personales aquí previstas. En consecuencia, el tratamiento de la información se realizará únicamente para las finalidades informadas en el momento de la recolección y con la autorización del titular, salvo en los casos exceptuados por la ley. Los encargados o terceros que accedan a los datos en virtud de contrato o disposición legal deberán limitarse estrictamente a las finalidades aquí señaladas o a las comunicadas al titular al momento de la recolección. Las finalidades principales del tratamiento son las siguientes:

Gestionar la información necesaria para el cumplimiento de obligaciones legales, tributarias, contables, comerciales y corporativas de la firma.
Administrar de manera eficiente las relaciones con proveedores, contratistas y colaboradores, especialmente durante la ejecución contractual.
Prestar los servicios jurídicos contratados conforme a las necesidades específicas de cada cliente, lo que incluye la verificación de información personal, afiliaciones y derechos relacionados con el objeto del servicio.
Desarrollar actividades de mercadeo, promoción y ofrecimiento de nuevos servicios jurídicos, siempre respetando la autorización otorgada por el titular mediante la aceptación del presente reglamento. Estas actividades se realizarán siempre con respeto a la autorización otorgada por el titular mediante la aceptación del presente reglamento. En particular, cuando bajo consentimiento expreso de los clientes se utilice su nombre, testimonio, imagen o cualquier otro dato identificable con el fin de presentar casos de éxito, materiales de promoción o estrategias de comunicación, dicha autorización se entenderá concedida a la firma por la aceptación integral de este reglamento. En todo caso, la difusión de este tipo de información se hará garantizando la dignidad, la confidencialidad de los aspectos sensibles y el respeto a los derechos de los clientes. La firma podrá, previa autorización expresa del cliente, publicar testimonios, referencias y casos de éxito en sus redes sociales, canal de YouTube, página web institucional y demás medios de comunicación propios, siempre garantizando que dicha divulgación se realice en condiciones de respeto, veracidad y proporcionalidad, y sin comprometer información reservada, sensible o estratégica de los asuntos jurídicos.
Ejecutar controles internos de prevención y detección de fraude, corrupción, lavado de activos, financiación del terrorismo y otras actividades ilícitas, incluyendo la consulta en listas restrictivas o bases de datos públicas.
Atender requerimientos de autoridades administrativas, judiciales, de policía, nacionales o internacionales, cuando así se exija por ley o regulación aplicable.
Permitir el acceso a los datos personales a auditores internos o externos y a terceros contratados para realizar revisiones, controles o procesos de auditoría.
Adelantar procesos de archivo, custodia, actualización de sistemas y protección de las bases de datos de la firma.
Realizar operaciones internas de carácter administrativo, operativo o de gestión tecnológica que resulten necesarias para el adecuado funcionamiento de la firma.
Mantener y procesar en computadoras, sistemas electrónicos u otros medios toda la información relacionada con los asuntos o negocios del cliente, con el fin de garantizar la adecuada prestación de los servicios jurídicos, y atender las demás finalidades que determine la firma en los procesos de obtención de datos personales, en la medida en que resulten necesarias para dar cumplimiento a obligaciones legales, regulatorias y a las políticas internas vigentes

DERECHOS DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las normas que las modifiquen o complementen, los titulares de datos personales tratados por Roa & Sánchez Abogados cuentan con los siguientes derechos:

Derecho de actualización y rectificación: Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la firma o a los encargados del tratamiento, cuando sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error o su tratamiento no esté autorizado.
Derecho a la prueba de la autorización: Solicitar prueba de la autorización otorgada a la firma para el tratamiento de sus datos, salvo en los casos en que la ley exceptúe dicho requisito.
Derecho de información: Ser informado por la firma, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
Derecho a presentar quejas y reclamos: Acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio para formular quejas por infracciones a la normatividad vigente, siempre que previamente se haya agotado el procedimiento de consulta o reclamo ante la firma.
Derecho de revocación y supresión: Revocar la autorización otorgada y/o solicitar la supresión de sus datos personales de las bases de datos de la firma, salvo cuando exista un deber legal o contractual que justifique su permanencia.
Derecho de acceso: Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento, conforme a los términos del artículo 21 del Decreto 1377 de 2013.
Derecho de conocimiento: Conocer oportunamente las modificaciones a esta política antes de su implementación, así como la identidad de la dependencia o persona responsable de atender consultas, quejas, reclamos y demás solicitudes relacionadas con sus datos personales.

Los titulares podrán ejercer estos derechos presentando su documento de identificación o copia del mismo ante los órganos administrativos de la firma. En el caso de menores de edad, los derechos podrán ser ejercidos personalmente por ellos, atendiendo a su grado de madurez y capacidad de comprensión, o a través de sus padres, representantes o adultos que ostenten la patria potestad, quienes deberán acreditarlo con la documentación correspondiente.

PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR

Roa & Sánchez Abogados dispone de mecanismos físicos, electrónicos y telefónicos para que los titulares de datos personales, sus representantes, causahabientes o apoderados formulen consultas, reclamos o solicitudes relacionadas con el tratamiento de sus datos. En todo caso, la firma conservará constancia de la petición y de la respuesta otorgada, los procedimientos son los siguientes:

Consultas: El titular podrá solicitar información sobre los datos que reposan en las bases de datos de la firma. La solicitud deberá presentarse por escrito e ir acompañada del documento de identificación o de la acreditación de la representación legal o poder correspondiente. La respuesta se dará en un plazo máximo de diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) días adicionales cuando medien justificaciones.
Reclamos: El titular podrá presentar reclamos para corregir, actualizar, suprimir datos personales o revocar la autorización, así como por presunto incumplimiento de los deberes legales de la firma. El reclamo debe contener, como mínimo, la identificación del titular, los datos de contacto, los documentos que acrediten la calidad del solicitante y la descripción clara de los hechos y pretensiones. Si la solicitud está incompleta, se requerirá subsanación dentro de los cinco (5) días siguientes, si no se atiende en dos (2) meses, se entenderá desistida. Una vez recibido en forma completa, la firma incluirá la anotación en la base de datos y dará respuesta en un término máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días adicionales en casos excepcionales.
1. Revocatoria: El titular tiene la facultad de revocar en cualquier momento la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, salvo que una norma legal o una obligación de carácter legal o contractual exijan su conservación.

GRABACIONES Y VIDEOVIGILANCIA

Roa & Sánchez Abogados, mediante sistemas magnéticos y/o tecnológicos instalados en el interior y exterior de sus instalaciones, realiza de forma periódica grabaciones de vídeo o imágenes de las personas que ingresan o permanecen en el inmueble donde se prestan los servicios de la firma. Adicionalmente, podrán efectuarse grabaciones de carácter práctico y de seguridad, tales como la grabación de conversaciones, llamadas, reuniones u otras comunicaciones realizadas por cualquier medio disponible, siempre con la finalidad de documentar gestiones profesionales, garantizar la protección de las personas, salvaguardar los bienes de la firma y asegurar la transparencia de las actuaciones.

La existencia de estos mecanismos se entiende informada por la aceptación del presente reglamento y, de manera complementaria, será anunciada mediante avisos visibles en las instalaciones y a través de los canales que la firma estime pertinentes. En todo caso, dichos avisos señalarán que la finalidad es preservar la seguridad, la privacidad y el adecuado desarrollo de las actividades jurídicas y administrativas. La información recolectada podrá ser utilizada como elemento probatorio ante cualquier autoridad competente, conforme a la normativa aplicable.

Las grabaciones respetarán en todo momento el derecho fundamental a la intimidad personal en casos de datos sensibles y se tratarán de manera proporcional, confidencial y limitada exclusivamente a los fines aquí establecidos.

CONDICIONES DE SERVICIO Y FUNCIONAMIENTO DE LA FIRMA

Las presentes condiciones de servicio y funcionamiento regulan de manera general la forma en que Roa & Sánchez Abogados presta sus servicios jurídicos y se relaciona con sus clientes, aliados y proveedores. Estas condiciones hacen parte integrante de todos los contratos celebrados con la firma por virtud de la aceptación del presente reglamento, y resultan aplicables de manera uniforme sin necesidad de pacto expreso en cada caso. Su propósito es establecer un marco claro de derechos y obligaciones, garantizando transparencia en la prestación de los servicios, seguridad jurídica en las relaciones contractuales y protección de los intereses de la firma en concordancia con la ley.

Alcance de los servicios jurídicos de Roa & Sánchez Abogados: Los servicios prestados por Roa & Sánchez Abogados se ejecutan de acuerdo con lo estipulado en el contrato o propuesta aceptada por el cliente, en la cual se delimita el objeto, la duración y las actuaciones específicas a cargo de la firma. Cualquier gestión adicional a la inicialmente pactada requerirá autorización expresa del cliente y podrá generar costos y honorarios adicionales, cuya aceptación será condición para su ejecución.
1. En caso de que, tras la aceptación del contrato o propuesta y el pago inicial de honorarios, el cliente decida de manera unilateral y sin justa causa no continuar con el servicio encomendado, se entenderá que dicho pago constituye anticipo no reembolsable, destinado a cubrir los gastos administrativos y la disponibilidad profesional comprometida por la firma. En consecuencia, Roa & Sánchez Abogados no estará obligado a realizar devolución alguna, salvo considerando lo previsto en la política de devoluciones de este reglamento. El desistimiento intempestivo por parte del cliente no generará responsabilidad alguna para la firma, y cualquier cambio o modificación respecto de los servicios inicialmente pactados estará sujeto a una nueva cotización y a la aceptación expresa de las partes.
Modalidades de asesoría: Roa & Sánchez Abogados ofrece dos tipos de asesoría jurídica. La primera corresponde a asesorías ordinarias, que podrán realizarse por llamada telefónica o mediante mensajes escritos a través de los canales oficiales de la firma, orientadas a resolver inquietudes generales y de carácter inmediato. La segunda corresponde a asesorías especializadas, que se prestan mediante la elaboración de un concepto jurídico formal y por escrito, desarrollado con base en el estudio detallado del caso y la documentación aportada por el cliente. Los valores aplicables a cada modalidad variarán en atención al alcance y profundidad del análisis requerido, y la escogencia de una u otra dependerá de la naturaleza y complejidad del asunto encomendado.
Inasistencia a asesorías jurídicas especializadas (clausula no-show). Las asesorías jurídicas especializadas, ya sean presenciales o virtuales, se programan con una duración estándar de cincuenta (50) minutos. Si transcurrido el tiempo de la cita desde la hora pactada, el cliente no se presenta ni se conecta y no acredita causa de fuerza mayor, caso fortuito o incapacidad médica debidamente soportada, la firma retendrá el ochenta por ciento (80 %) del valor de la asesoría por concepto de disponibilidad profesional, tiempo empleado y gastos administrativos, y devolverá el veinte por ciento (20 %) restante conforme al procedimiento general de devoluciones y a los plazos previstos en este reglamento. A efectos de justificación, el cliente deberá remitir los soportes dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la hora agendada. La reprogramación de asesorías especializadas estará sujeta a disponibilidad y deberá solicitarse con al menos veinticuatro (24) horas de antelación, de no cumplirse este aviso previo, se aplicará la regla anterior. Esta disposición constituye una regla especial para las asesorías especializadas en caso de inasistencia injustificada y prevalece sobre cualquier exclusión general de devoluciones prevista para este tipo de servicios
Honorarios y forma de pago: Los honorarios de la firma se determinan según la naturaleza y complejidad del asunto, el tiempo estimado de dedicación y la experiencia de los profesionales de la firma. Estos honorarios podrán pactarse como suma fija, tarifa por etapas procesales, porcentaje de éxito o cualquier otra modalidad reconocida legalmente. Como regla general, los honorarios se facturan por anticipado o conforme a hitos de cumplimiento, y el pago constituye requisito indispensable para iniciar o continuar las actuaciones jurídicas encomendadas. Los medios de pago autorizados serán informados por Roa & Sánchez Abogados cuando así se requiera.
Política de devoluciones: Todo pago realizado por el cliente se entenderá como anticipo de honorarios profesionales y de los gastos administrativos asociados a la gestión del caso. Únicamente procederá la devolución íntegra del valor entregado cuando la firma no haya iniciado ninguna actuación, gestión, diligencia o preparación jurídica, siempre que la solicitud se presente dentro de los cinco (5) días calendario siguientes al pago del anticipo. En los casos en que la firma hubiere iniciado cualquier actividad, la devolución procederá únicamente de manera parcial, en un rango que podrá oscilar entre el cero por ciento (0 %) y el treinta por ciento (30 %) del valor inicialmente pagado, de conformidad con el nivel de avance, el tiempo invertido, las gestiones realizadas y los gastos administrativos efectivamente incurridos. La determinación del porcentaje a devolver será realizada por la firma de manera razonada y documentada, en ejercicio de su facultad discrecional, sin que ello implique renuncia a sus derechos contractuales. Las solicitudes de devolución deberán presentarse por escrito y serán resueltas por el área administrativa en un plazo de quince (15) días hábiles, notificando al cliente la decisión adoptada, la cual se entenderá vinculante para las partes. En los casos en que se determiné que habrá devoluciones, una vez se comunique la decisión favorable, el reembolso se efectuará dentro de los noventa (90) días calendario siguientes, atendiendo al flujo de caja de la firma, a los procesos internos de tesorería y a la voluntad misma de las partes.
1. La presente política de devoluciones no será aplicable a los servicios de asesorías jurídicas especializadas, entendidas como aquellos que implican la elaboración de conceptos escritos, estudios de caso en profundidad o análisis detallados por parte de la firma. En estos eventos, los honorarios se consideran causados en su totalidad desde el inicio de la prestación del servicio y, por tanto, no estarán sujetos a reembolso.
2. La política de devoluciones no será aplicable de manera plena en aquellos asuntos que, por su naturaleza, exijan la iniciación inmediata de actuaciones jurídicas desde el momento del pago, tales como los procesos penales, de comercio exterior o aquellos en los que intervengan clientes internacionales. En estos eventos, por tratarse de gestiones que comienzan de forma inmediata, la devolución únicamente podrá oscilar entre el cero por ciento (0 %) y el treinta por ciento (30 %) del valor abonado, de acuerdo con el nivel de avance y los gastos incurridos, lo cual será determinado por la firma en cada caso.
3. Se tendrán como gastos administrativos aquellos desembolsos necesarios para el funcionamiento y gestión interna de la firma, distintos de los honorarios profesionales. Conforme a la doctrina de la Superintendencia de Industria y Comercio, podrán clasificarse en fijos, cuando permanecen constantes y previsibles durante un periodo determinado, indirectos, cuando no se asignan a un caso o cliente específico sino a la operación general de la firma, y recurrentes, cuando se presentan de manera periódica y regular en el tiempo.
Responsabilidad de la firma: La firma no será responsable por hechos o daños que se produzcan dentro de sus instalaciones o en desarrollo de las actividades profesionales cuando provengan de fuerza mayor, caso fortuito o de la culpa exclusiva del cliente o de terceros. Asimismo, la firma no responderá por retrasos, perjuicios o contingencias derivados de la falta de entrega oportuna de información por parte del cliente, ni por decisiones adoptadas por autoridades judiciales o administrativas que excedan su ámbito de control.
Facturación y gastos: Las facturas y cuentas de cobro emitidas por Roa & Sánchez Abogados reflejarán en los honorarios pactados los impuestos y retenciones aplicables conforme a la ley. Los gastos judiciales, notariales, periciales, administrativos o de cualquier otro tipo que resulten necesarios para la gestión del asunto serán asumidos directamente por el cliente con su autorización previa, salvo pacto escrito en contrario.
Impuestos y retenciones: Todos los impuestos, tasas, contribuciones o retenciones de orden legal que se generen con ocasión del pago de honorarios profesionales o de los servicios prestados por Roa & Sánchez Abogados serán de cargo exclusivo del cliente contratante. En consecuencia, la firma facturará el valor total de los honorarios pactados, y será obligación del cliente efectuar las retenciones en la fuente, ICA u otras que resulten aplicables, así como declarar y pagar los tributos correspondientes. El cumplimiento de estas cargas fiscales por parte del cliente no exonera ni disminuye la obligación de pago íntegro de los honorarios convenidos a favor de la firma.
Bono de éxito en procesos concluidos por conciliación: En todos los procesos encomendados a Roa & Sánchez Abogados, cuando la gestión concluya mediante acta de conciliación judicial o extrajudicial, se generará en favor de la firma el derecho a percibir el bono de éxito pactado, aun cuando el acuerdo se produzca en etapa previa o alternativa al fallo definitivo. Dicho bono será exigible con la firma del acta de conciliación o del instrumento equivalente que dé por terminado el trámite, y deberá ser cancelado por el cliente en los términos y plazos acordados contractualmente. La existencia de un arreglo conciliatorio, logrado por la gestión profesional de la firma, constituye resultado válido del servicio jurídico contratado y, en consecuencia, genera el mismo efecto económico que una decisión favorable en sede judicial.
Confidencialidad y secreto profesional: Toda la información suministrada por el cliente y aquella a la que acceda la firma en el ejercicio de su labor está protegida por el deber de confidencialidad y el secreto profesional abogado–cliente. Ningún dato será revelado a terceros sin autorización expresa, en seguimiento por lo establecido en el presente reglamento general sobre tratamiento de datos personales, salvo en los casos en que la ley o una autoridad competente lo exijan.
Relación entre el abogado y el cliente: La firma asume frente al cliente obligaciones de medio y no de resultado, comprometiéndose a desplegar la diligencia profesional debida, sin garantizar en ninguna ocasión un desenlace específico del caso, sin perjuicio de que se puedan establecer unos tiempos estimados de duración pero que no implican una garantía de resultado para el cliente, considerando que este dependerá en la mayoría de casos de las demoras en procesos judiciales, administrativos y demás diligencias.. Para el adecuado desarrollo del servicio, el cliente deberá colaborar activamente proporcionando información veraz, completa y oportuna, y atendiendo las solicitudes de documentación o instrucciones requeridas por la firma.
1. Asimismo, se deja constancia de que dentro de la relación abogado–cliente resultan absolutamente intolerables los actos de acoso, hostigamiento o cualquier comportamiento que menoscabe la dignidad, el respeto y la confianza que debe existir entre las partes. Tales conductas, ya provengan del cliente o de la firma, no solo afectan la adecuada prestación del servicio jurídico, sino que vulneran derechos fundamentales y principios éticos. En consecuencia, su ocurrencia facultará a la parte afectada para dar por terminada de manera inmediata la relación contractual y acudir a las acciones legales y disciplinarias correspondientes.
Respeto y trato digno en la relación abogado-cliente: Las relaciones entre Roa & Sánchez Abogados y sus clientes deberán desarrollarse en un marco de respeto, trato digno, buena fe y colaboración mutua. Tanto la firma como los clientes se obligan a mantener un lenguaje adecuado, una comunicación respetuosa y un comportamiento acorde con la seriedad de la relación profesional. El incumplimiento de estas pautas podrá ser causal de terminación anticipada de la relación contractual, sin perjuicio de los honorarios y gastos que ya se hubieren causado.
Trato de personas con condición psiquiátrica. Roa & Sánchez Abogados garantizará un trato digno, respetuoso y no discriminatorio hacia todas las personas, incluidas aquellas con condiciones psiquiátricas. En estos casos, la atención deberá realizarse con el acompañamiento de la persona que ostente legalmente la calidad de cuidador designado, guardador o de apoyo formalmente reconocido conforme a la ley, según el caso particular. La firma les otorgará un trato especial acorde con su condición, sin que ello implique discriminación ni maltrato físico o psicológico. De igual forma, se establece que los pacientes y sus representantes deberán abstenerse de incurrir en conductas irreverentes, realizar afirmaciones contrarias a la realidad o desplegar actuaciones que puedan afectar el buen nombre, la reputación o la integridad de la firma y de sus colaboradores. En tales eventos, la responsabilidad recaerá exclusivamente en los cuidadores o tutores, y no en la firma, sin perjuicio de las acciones legales que puedan corresponder.
Terminación del servicio: Roa & Sánchez Abogados podrá dar por terminada la prestación del servicio en caso de incumplimiento imputable al cliente, incluyendo la falta de pago oportuno o la omisión en la entrega de información esencial para el trámite. Los casos de terminación anticipada imputable a un incumplimiento contractual del cliente, generarán que los honorarios causados y los gastos en que se hubiere incurrido no sean objeto de reembolso.
Horario laboral y comunicaciones: El horario oficial de atención de Roa & Sánchez Abogados será de lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. En consecuencia, todas las comunicaciones, solicitudes y gestiones relacionadas con los servicios jurídicos deberán realizarse dentro de dicho horario a través de los canales oficiales establecidos por la firma. Las comunicaciones recibidas por fuera de este horario se entenderán recibidas el día hábil siguiente, salvo que exista un pacto expreso o una situación de urgencia previamente reconocida por la firma.
Medios de comunicación autorizados: Los canales oficiales de comunicación con la firma serán el chat de whatsapp empresarial de la firma, el correo electrónico institucional (abogadosroaysanchez@gmail.com) y los demás qué correspondan a socios o colaboradores de la firma, las oficinas físicas de la sede principal ubicadas en la Calle 79b #5-81 edificio Spaces Nogal de la ciudad de Bogotá, y demás medios que expresamente se indiquen en el contrato o en este reglamento.
Aceptación automática por incorporación del reglamento: En todos los contratos celebrados con Roa & Sánchez Abogados se incluirá una cláusula expresa de integración mediante la cual este reglamento general queda incorporado en su totalidad, y en consecuencia se entenderá aceptado por el cliente. De esta manera, las presentes condiciones de servicio y funcionamiento forman parte integrante de toda relación contractual con la firma, sin necesidad de estipulación adicional, obligando a las partes en los mismos términos que las disposiciones pactadas directamente en el contrato.

VIGENCIA DEL REGLAMENTO GENERAL

El presente Reglamento de Condiciones de Servicio y Política de Tratamiento de la Información de Roa & Sánchez Abogados entra en vigor a partir del 01 de enero de 2022 y permanecerá vigente de manera indefinida, mientras no sea modificado, sustituido o derogado por disposición de la firma. Cualquier modificación sustancial será comunicada oportunamente a los clientes, aliados, proveedores y titulares de datos personales a través de los canales oficiales de la firma. Con la celebración de nuevos contratos o la continuación de las relaciones contractuales en curso, se entenderá aceptada la versión actualizada del reglamento.

REFERENCIAS NORMATIVAS DEL REGLAMENTO

Ley 1581 de 2012. “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.”
Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia. Derecho a la intimidad personal y familiar y al buen nombre.
Decreto 1377 de 2013. “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.”
Decreto 1074 de 2015. Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
Circular 02 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio. Instrucciones a responsables del tratamiento para la inscripción de bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos.
Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio. Instrucciones sobre tratamiento de datos personales y registro de bases de datos.
Circular 886 de 2014 de la Superintendencia de Industria y Comercio. Reglamentación del artículo 25 de la Ley 1581 de 2012.
Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (GDPR). Referente internacional en estándares de privacidad y protección de datos.
Directrices de la OCDE sobre Privacidad y Flujos Transfronterizos de Datos Personales. Marco internacional de referencia en materia de tratamiento responsable de datos.

En constancia se firma el presente Reglamento General de Condiciones de Servicio y Política de Tratamiento de la Información en la ciudad de Bogotá D.C.

REGLAMENTO GENERAL: CONDICIONES DE SERVICIO Y POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN ROA Y SÁNCHEZ ABOGADOS

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